De Concept statuten:
Introductie
Dit zijn de statuten van Polyhymnia zoals het 19e bestuur van Polyhymnia ze graag zou zien. Uit deze statuten zijn (vrijwel) alle spellings- en consistentiefouten verwijderd. Daarnaast is een aantal wijzigingen op inhoudelijk vlak voorgesteld. Deze wijzigingen zijn in rood aangegeven. Over deze wijzigingen zal op 10 november gestemd worden.
Statuten van Polyhymnia, dispuut der vereniging B.I.T.O.N.
Naam
Artikel 1
Het dispuut draagt de naam ‘Polyhymnia’ onder de zinspreuk ‘Ex desidario nata’ en is gevestigd aan Lucasbolwerk 16 te Utrecht.
Ontstaan
Artikel 2
a) Het dispuut is opgericht als cultureel dispuut der vereniging B.I.T.O.N.
b) De datum van oprichting is 27 mei 1991.
Grondslag
Artikel 3
De grondslag waarop het dispuut is gebouwd, is de interesse in kunst en cultuur. Deze worden benaderd met een open en kritische houding.
Doelstelling en middelen
Artikel 4
Het dispuut stelt zich ten doel:
- het ontwikkelen en in stand houden van culturele waarden;
- het voor de leden toegankelijk maken van culturele objecten en manifestaties;
- het bevorderen van de mogelijkheden voor de leden om in culturele activiteiten en denkbeelden te participeren.
Het dispuut tracht dit te bereiken door:
- het organiseren en bijwonen van interne culturele activiteiten;
- het organiseren en bijwonen van externe culturele activiteiten, waaronder het bezoeken van theaters, films, musea, festivals en concerten;
- het aankondigen en verslag doen van activiteiten in de Rubicon, de bijbehorende website en de website van Polyhymnia zelf;
- het aanwenden van alle andere wettige en geoorloofde middelen die de doelstelling van het dispuut bevorderen.
Leden
Artikel 5
Leden zijn zij die aan de volgende voorwaarden voldoen:
- bij toetreding lid zijn van B.I.T.O.N.;
- contributie betalen;
- instemmen met de statuten van Polyhymnia;
- door het bestuur zijn geïnstalleerd.
Opzegging van het lidmaatschap
Artikel 6
Het lidmaatschap eindigt door:
- opzegging van het lidmaatschap door het lid bij de Hermes, door middel van een brief of een elektronisch postbericht;
- royement, uitgesproken door de dispuutsvergadering;
- overlijden.
Nota bene: het lidmaatschap eindigt niet automatisch wanneer het lidmaatschap der vereniging B.I.T.O.N. beëindigd wordt.
Bestuur
Artikel 7
a) Het bestuur bestaat ten minste uit drie en ten hoogste uit zes leden, die in een dispuutsbijeenkomst worden gekozen voor de periode van 1 jaar.
b) Elk bestuurslid treedt 1 jaar na benoeming af. Hij/zij kan zichzelf herkiesbaar stellen. Hij/zij mag niet langer dan 2 jaar een bestuursfunctie vervullen.
c) Ieder lid kan zich verkiesbaar stellen. Uit de zich beschikbaar stellende leden wordt het bestuur gekozen.
d) De manier waarop gekozen wordt bij meer aanmeldingen dan het aantal posities in het bestuur wordt uiteengezet in artikel 13 tot en met 16 van het HR.
Geldmiddelen
Artikel 8
De geldmiddelen van het dispuut bestaan uit:
- contributie betaald door de leden, waarvan de hoogte aan het begin van het bestuursjaar vastgesteld wordt door het bestuur;
- donaties en giften;
- erfstellingen en legaten;
- andere wettige inkomsten.
Huishoudelijk Reglement [hierna genoemd HR]:
Artikel 9
- het bestuur kan een HR vaststellen. Dit HR mag niet in strijd zijn met de statuten van Polyhymnia of het HR of de statuten van B.I.T.O.N.
- in het HR wordt de verdere regeling van de in deze statuten vermelde onderwerpen vastgelegd. Het HR bepaalt onder meer:
a) de wijze van verkiezing en aftreden van het bestuur,
b) de indeling van het bestuur en de taken van elk bestuurslid,
c) de regeling van de geldmiddelen en
d) de status van aspriantleden, leden en ereleden.
Wijziging van de statuten:
Artikel 10
Voorstellen tot wijziging van de statuten kunnen alleen worden aangenomen op een dispuutsbijeenkomst, waar ten minste 40 % van de leden aanwezig moet zijn en tenminste de helft plus een van de aanwezige leden zich voor de wijziging uitspreekt.
Artikel 11
Wijzigingen in de statuten mogen niet in strijd zijn met de statuten der vereniging B.I.T.O.N.
Artikel 12
In gevallen waarin de statuten niet voorzien, beslist de dispuutsbijeenkomst. Is dit niet mogelijk, dan beslist het bestuur. Zo spoedig mogelijk daarna legt het bestuur verantwoording af aan de dispuutsbijeenkomst.
Opheffing van het dispuut:
Artikel 13
Het dispuut wordt ontbonden:
- van rechtsgelde;
- indien het dispuut geen leden meer heeft;
- indien hiertoe op een bijzondere dispuutsbijeenkomst besloten wordt. Hiertoe dient ten minste tweederde van alle leden aanwezig te zijn. Ten minste tweederde van de aanwezigen dient zich voor opheffing te verklaren.
Huishoudelijk Reglement:
Algemene bepalingen
Artikel 1
De interne aangelegenheden van het dispuut worden in dit Huishoudelijk Reglement [hierna te noemen HR] geregeld.
Lidmaatschap
Artikel 2
Aspirantleden zijn zij die te kennen hebben gegeven volwaardig lid te willen worden.
Artikel 3
Aspirantleden worden volwaardig lid door het deelnemen aan het inwijdingsritueel, dat twee keer per jaar plaatsvindt. Zij ondertekenen de statuten en het Huishoudelijk Reglement en ontvangen een bewijs van lidmaatschap.
Artikel 4
Het inwijdingsritueel is geheim en wordt van bestuur op bestuur overgedragen.
Artikel 5
Ereleden zijn zij die zich bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt jegens het dispuut. Zij worden voorgedragen op voorspraak van het bestuur en verkozen tijdens een dispuutsbijeenkomst, waarbij ten minste de helft plus een van de aanwezige leden zich hier voor dient te verklaren.
Artikel 6
Alle leden hebben het recht van initiatief, amendement en het recht van stemmen.
Artikel 7
Volwaardige leden en aspirantleden dienen hun adreswijziging zo spoedig mogelijk per brief of per elektronische post door te geven aan de Hermes.
Artikel 8
Het bestuur is gerechtigd leden wegens wangedrag te schorsen. Dit besluit wordt tijdens een dispuutsbijeenkomst genomen, waarbij ten minste de helft plus een van de aanwezige leden zich hier voor dient te verklaren.
Bijeenkomst en de besluiten van de dispuutsbijeenkomst
Artikel 9
Gedurende het academisch jaar wordt getracht een keer in de twee weken een dispuutsbijeenkomst te houden, waar bestuur, volwaardige leden en aspirantleden samenkomen. Jaarlijks wordt er een buitengewone dispuutsbijeenkomst gehouden ter ere van de dies. Taart en kaarsen dienen daarbij aanwezig te zijn. Het aantal kaarsen op de taart is afhankelijk van de leeftijd van het dispuut. Twee keer per jaar is er een inwijdingsritueel.
Artikel 10
De dispuutsbijeenkomst wordt door de Apollo geopend en geleid.
Artikel 11
Als er belangrijke zaken behandeld dienen te worden of als er een stemming plaats moet vinden, wordt daarvoor op de dispuutsbijeenkomst plaats ingeruimd. In zulke gevallen worden de leden ten minste zeven dagen voor de dispuutsbijeenkomst hiervan schriftelijk of per elektronisch bericht op de hoogte gebracht.
Artikel 12
a) Wijzigingen in het HR kunnen worden vastgesteld op een dispuutsbijeenkomst, waarbij ten minste 40 % van alle leden aanwezig dient te zijn en indien ten minste de helft plus een van de aanwezige leden zich voor de wijziging verklaart.
b) Is het vereiste aantal leden niet aanwezig op de genoemde dispuutsbijeenkomst, dan wordt er op de volgende dispuutsbijeenkomst een beslissing genomen over het betreffende voorstel ongeacht het aantal aanwezige leden.
c) Voorstellen tot wijziging moeten ten minste zeven dagen voor de genoemde dispuutsbijeenkomst schriftelijk aan de leden bekend gemaakt worden.
Verkiezing en stemming
Artikel 13
Stemming over personen geschiedt hoofdelijk met gesloten briefjes. Ongeldig zijn die briefjes die ondertekend zijn of waaruit niet duidelijk blijkt welk persoon bedoeld is. Blanco briefjes tellen niet mee, doch worden wel vermeld. Zij die zich van stemming onthouden, delen dit mee op hun stembriefje. De Apollo leest de inhoud van elk briefje voor.
Artikel 14
Het bestuur van Polyhymnia organiseert ruim, maar in ieder geval een maand voor de bestuurswissel een bijeenkomst voor geïnteresseerden.
Artikel 15
Na de bijeenkomst voor geïnteresseerden voor het bestuur wordt een sollicitatieprocedure opgestart. Elk van de geïnteresseerden heeft ofwel een gesprek met het bestuur ofwel stuurt een brief naar het bestuur, waarna het bestuur een voordracht van ten minste drie en ten meeste zes kandidaten samen zal stellen.
Artikel 16
a) Het bestuur wordt jaarlijks op een dispuutbijeenkomst gekozen, bij voorkeur in mei.
b) Indien er één voordracht ligt, wordt deze voordracht automatisch gekozen. Indien er meerdere voordrachten liggen, wordt er gestemd over deze voordrachten. De voordracht die de meeste stemmen behaalt, wordt verkozen.
c) De bestuursleden worden in november geïnstalleerd.
d) Bij tussentijds aftreden van een bestuurslid wordt binnen het bestuur overlegd of het wenselijk is om een nieuw bestuurslid te zoeken voor de vacante functie. Mocht dit het geval zijn, dan treedt deze onmiddellijk in functie. In elk ander geval gaat het bestuur door met één bestuurslid minder.
Bestuurstaken
Artikel 17
Het bestuur is verantwoordelijk voor de handhaving en uitvoering van de statuten, het HR en de besluiten die genomen worden op de dispuutsbijeenkomsten.
Artikel 18
Het bestuur draagt er zorg voor dat bij het inwijdingsritueel alle nieuwe leden een actueel exemplaar van de statuten en het HR ontvangen.
Artikel 19
a) Het bestuur bestaat ten minste uit een Apollo, een Hermes en een Plutus. Een Dionysos, Hephaistos en Orpheus zijn optioneel.
b) De taak van de Apollo is die van het leiden van vergaderingen en dispuutsbijeenkomsten en die van de externe communicatie. De taak van de Hermes is het zorg dragen voor de interne communicatie en het bijhouden van het archief en het ledenbestand. De taak van de Plutus is het onderhouden van alle financiële zaken. De taken van de overige bestuurders zijn vastgelegd in hun functieoverdracht.
Geldmiddelen
Artikel 20
Het bestuur moet aan het begin van zijn ambtsperiode een begroting voorleggen op een dispuutsbijeenkomst. Ten minste de helft plus een van de aanwezige leden dient zich hiervoor te verklaren.
Artikel 21
a) Uit de begroting vloeit de hoogte van de contributie voort. Deze dient binnen anderhalve maand na vaststelling en communicatie daarover betaald te worden.
b) Indien een lid halverwege het bestuursjaar lid wordt, hoeft hij/zij slechts 50 % van de in het begin van het bestuursjaar vastgestelde contributie te betalen.
c) Indien de contributie niet op tijd betaald is, volgt een enkele aanmaning. Twee weken na de aanmaning dient het verschuldigde bedrag betaald te zijn. Indien dit niet het geval is, behoudt het bestuur zich het recht voor om een boete van 20 % van de contributie extra te vragen.
d) Indien het lid een maand na de toevoeging van de boete nog steeds niet zijn of haar contributie betaald heeft, volgt royement. Het desbetreffende lid wordt hiervan per brief op de hoogte gesteld.
Artikel 22
De Plutus is verplicht in de kas aan te vullen wat door zijn/haar schuld ontbreekt.
Slotbepalingen
Artikel 23
Het bestuur heeft het recht om, bij uitzondering, van het in het HR bepaalde ontheffing te verlenen. Het bestuur doet hiervan zo spoedig mogelijk bericht op een dispuutsbijeenkomst.
Artikel 24
In alle gevallen waarin dit HR niet voorziet of wanneer over de uitleg van een tekst verschil van mening ontstaat, beslist het bestuur.
